Návod: Office 2016 – Word a Outlook pod drobnohledem

Kancelářský balík Office 2016 se skládá hned z několika různých aplikací. Většina uživatelů bude znát textový editor Word, tabulkový editor Excel, nástroj pro tvorbu prezentací PowerPoint a poštovního klienta Outlook.

 

Ti zběhlejší se nejspíše již někdy setkali také s dalšími užitečnými nástroji, které balík od amerického Microsoftu obsahuje.  Například program pro vytváření poznámek OneNote či nástroj na správu databází Access. S kancelářským balíkem Office 2016 ale můžete vytvářet také vizitky, formuláře, prezentace a dokonce i webové stránky – k tomu slouží nástroj zvaný Publisher.

Probrat detailně všechny zmiňované aplikace by bylo nad možnosti tohoto článku. Proto se v dnešním návodu zaměříme na dvě stěžejní aplikace, na Word a Outlook. Na další programy z Office 2016 se podíváme zase příště.

Word a Outlook z kancelářského balíku Office 2016

 

Word – režimy zobrazení

Už při prvním pohledu na Office 2016 jsme konstatovali, že celý balík prošel změnou designu a že působí čistším a přehlednějším dojmem. To platí samozřejmě také pro Word, ve kterém se horní pás karet dělí na dvě části. Hlavní nabídka je v defaultním nastavení modrá a podrobnější možnosti nastavení šedé, čímž splývají s pozadím jednotlivých textových stránek.

Aplikace Word 2016 – rozložení při tisku

 

Pás karet ale uživatel vidí, jen pokud je textový soubor v rozložení při tisku nebo rozložení webové stránky. Když je aktivován režim čtení, podrobnější nastavení se schová a pouze horní okraj obrazovky lemuje tenký modrý rám s nejdůležitějšími nabídkami. To kvůli tomu, aby se na obrazovku vešlo co nejvíce textu a čtení bylo co nejpohodlnější.

Rozložení webové stránky

Režim čtení 

 

Pracovat s režimy zobrazení je možné buď přímo na záložce zobrazení, která se ukrývá v hlavním pásu karet, nebo pomocí rychlého nastavení v pravém horním rohu. Kromě režimů zobrazení se zde nachází také posuvník pro snadné upravení velikosti zobrazovaného textu. V protilehlém levém spodním rohu se pak ukrývají informace o zpracovávaném textu. Konkrétně tedy informace o počtu zobrazených stránek a o počtu slov, které dokument obsahuje.

Rychlé nastavení v pravém dolním rohu

Informace o zpracovaném textu v levém rohu

 

Širší možnosti editace a nastavení

Pás karet lemující horní část obrazovky se skládá z několika různých nabídek, pod kterými uživatel nalezne prakticky všechny editační nástroje a možnosti nastavení. Záložka Domů obsahuje ty nejpoužívanější editační nástroje. Kromě tradičních příkazů vložit, vyjmout a kopírovat je řeč například o úpravě stylu písma i jeho velikosti. Stejně tak je možné ale pomocí příslušné nabídky text hledat, nahrazovat nebo vybírat.

Nabídka Domů

 

Jak už samotný název napovídá, nabídka Vložení slouží k vkládání různých objektů do textového dokumentu. Doslova na pár kliků je tak možné vkládat obrázky, grafy nebo tabulky. Word dokáže pracovat ale také s odkazy na online video, jak je vidět na snímcích níže. V nabídce Vložit se ukrývají také rovnice, hypertextové odkazy, záložky a symboly.

Nabídka Vložení

Průvodce vložením videa

Ukázka vloženého videa

 

Návrh pak z velké části kopíruje obsah karty Domů. Uživatel zde může pracovat s grafickým vzezřením svého dokumentu. Překlikáváním jednotlivých přednastavených voleb se v reálném čase mění vzhled textového souboru. Motivů je k dispozici více než dvě desítky.  

Nabídka Návrh

 

Rozložení dovoluje upravovat okraje, orientaci a velikost jednotlivých stránek. Na této záložce se pracuje také s odsazením, mezerami, pozicemi obrázku, ale také s číslováním řádků a dělením slov. Pomocí nabídky Reference se vkládají poznámky pod čarou, stejně jako nejrůznější poznámky. To se hodí především v případě, kdy s dokumentem pracuje více lidí, aby byly na první pohled patrné změny, třeba i jen ty plánované.

Nabídka Rozložení

Nabídka Reference

 

Nabídka Korespondence slouží k tvorbě obálek a štítků. V redaktorské branži pracujeme velmi často se záložkou Revize. Ta nám totiž dokáže vyhledat a opravit případné chyby v textech. Prostřednictvím příslušné nabídky se také porovnávají různé verze dokumentů a je možné text také překládat. Samozřejmě nechybějí ani informace o tom, z kolika slov a znaků se celý dokument skládá.

Nabídka Korespondence

Tvorba obálky

Nabídka Revize

 

Zobrazení dovoluje pracovat s rozložením stránky. Je zde lupa, ale například i to, zda se má zobrazovat jedna nebo několik stránek na obrazovce s vyšším rozlišením. Asi nejzajímavější je ale volba pro uspořádání jednotlivých oken. Pokud jsou například otevřeny dva textové dokumenty, Word si je dokáže uspořádat například pod sebe, tedy rozdělí obrazovku na dvě stejně velké části, aby bylo možné snadno pracovat s oběma texty naráz.

Nabídka Zobrazení

Uspořádání jednotlivých oken

 

Hned v úvodu jsme tak trochu záměrně přeskočili nabídku Soubor. Ta je ve výpisu hned první, ale neukrývají se v ní ani tak moc možnosti práce s textem. Místo toho jsou zde umístěny pokročilé možnosti nastavení Wordu a informace o textovém souboru, se kterým se aktuálně pracuje. Nechybí ani příkazy uložit, tisk, sdílet apod.

Nabídka Soubor

 

Ovládání dotykem a další vychytávky

Microsoft při návrhu Office 2016 počítal s tím, že kancelářský balík Office 2016 se bude hojně používat na strojích, které jsou vybaveny dotykovou obrazovkou. Tomu se tak logicky přizpůsobilo i samotné nastavení ve Wordu.

V rychlých úpravách dokumentu v levém horním rohu, kde jsou zároveň umístěny volby uložit a kroky zpět a dopředu, se tak ukrývá ikonka s logem ruky. Pomocí ní se snadno zvolí, zda bude dokument spravován pomocí dotykového displeje či nikoliv. Jak se následně promění vzhled nabídek, je vidět na snímcích níže.

Nastavení ovládání dotykem

Rozložení při ovládání myší

Rozložení při ovládání dotykem

 

Dotykové ovládání ale není jedinou vychytávkou, kterou Word nabízí. Při kliknutí pravým tlačítkem myši do libovolné části textu se zobrazí jednoduchá nabídka s kontextovou nabídkou (rychlými možnostmi úprav). Pokud před tímto kliknutím máte označenou nějakou část textu, objeví se v daném okně také nabídka inteligentní vyhledávání.

Tuto vychytávku, která spolupracuje s internetovým vyhledávačem Bing, jsme vyzkoušeli během práce s Office 2106 hned několikrát a vždy fungovala bez sebemenší chybičky. Například v textu o novém BMW 7 stačilo označit název automobilu a během pár sekund se v nabídce v pravé části obrazovky zobrazily odkazy na tento vůz přímo u BMW, ale také na historii celé sedmičkové řady, kterou hezky shrnul server autoweb.cz. Dohledávání souvisejících informací je tak opět o kousek jednodušší.

Kontextová nabídka s rychlými možnostmi úprav

Inteligentní vyhledávání

 

Možností, jak upravovat dokument ve Wordu, je opravdu hodně. Aby se uživatel lépe v jednotlivých nabídkách zorientoval, je v pásu karet schovaná funkce Tell me. Do tohoto okénka s ikonkou žárovky stačí napsat, co právě chcete dělat a virtuální asistent okamžitě nalezne příslušné nastavení. Nemusíte tak přemýšlet, na jaké kartě se zrovna ukrývá zarovnání obrázku v textu, jednoduše napíšete zarovnání a jedním klikem uděláte přesně to, co potřebujete.

Funkce Tell me

 

Outlook – nastavení e-mailu

Omlazovací kúrou prošel samozřejmě také známý e-mailový klient Outlook. Ještě než se na jednotlivé změny podíváme detailněji, nastavíme první e-mailovou schránku. Hned při prvním spuštění aplikace se totiž automaticky otevře také průvodce, který celý proces konfigurace značně usnadní.

Konfigurace klienta se nemusí obávat ani méně zkušení uživatelé. Průvodce je velmi intuitivní a prakticky vše je hotové během pár sekund. V podstatě stačí zadat jméno, e-mailovou adresu a heslo. Program sám kontaktuje server a nakonfiguruje příchozí i odchozí poštu. Přeci jen Outlook není na poli poštovních klientů žádný nováček, a tak automatika u drtivé většiny nejpoužívanějších e-mailových služeb funguje zcela bez problémů.

Pokud však je na nějaký server krátká, je nutné nakonfigurovat e-mailového klienta ručně. Takové nastavení zpravidla uživatelé naleznou v nápovědách, které se ukrývají v nastavění jejich e-mailových schránek. Jak probíhá automatická konfigurace e-mailu krok za krokem, naleznete na obrázcích níže.

Průvodce provede uživatele krok za krokem nastavením e-mailu

Při prvním spuštění je samozřejmě možné konfiguraci e-mailového účtu také odmítnout

Většinu e-mailů je možné nechat nastavit automaticky

Úspěšně dokončený proces inicializace e-mailové schránky

 

 

Vzhled a pracovní prostředí

Popisovat tak detailně vzhled Outlooku není úplně potřeba. Pozornější uživatelé se totiž všimnou, že pracovní prostředí se velmi podobá Wordu, který jsme společně detailně prošli v řádcích výše. Pouze v rychlosti tedy shrňme, že horní pás karet je dvoubarevný a že v něm nechybí šikovná funkce Tell me pro rychlé hledání jednotlivých možností nastavení.

Pravý dolní okraj lemuje nastavení zobrazení a lupa, levý pak informace o počtu e-mailů a nepřečtených položkách. V levém horním okraji pak nalezneme opět ikonku symbolizující ruku, ta slouží k přepínání ovládání podle toho, zda je Outlook obsluhován kurzorem myši nebo rukou na dotykových displejích.

Prostředí Outlooku 2016

 

Jednotlivé položky v pásu karet jsou samozřejmě odlišné od Wordu, protože obě aplikace nabízejí úplně jiné funkce a možnosti. Na kartě Domů se sice také ukrývají nejpoužívanější funkce, ale v případě Outlooku je řeč o odeslání a přeposlání e-mailu, či označení došlé zprávy jako spam.  Stejně tak je možné na kartě Domů rychle přesouvat došlé zprávy do různých složek, rozřazovat je do kategorií apod.

Nabídka Domů

 

Posílání a příjem slouží v první řadě ke kontaktování e-mailového serveru. Někdy se může hodit i možnost, kdy přepnete Outlook do režimu offline. Jak už samotný název napovídá, Složka dovoluje pracovat s jednotlivými složkami i podsložkami v e-mailovém účtu a samozřejmě i s e-maily, které jsou v nich uloženy. Všechny je například jedním kliknutím možné označit jako přečtené, nebo je prostě smazat.

Nabídka Posílání a příjem

Nabídka Složka

 

Zobrazení pak logicky pracuje s rozložením jednotlivých pracovních oken v Outlooku. V defaultním nastavením se stromová nabídka s jednotlivými složkami (a případně všechny další e-maily v outlooku) zobrazuje v levé části obrazovky. Hned vedle jsou pak náhledy došlých zpráv obsahující předmět, odesílatele a datum i čas přijetí. V okně úplně vpravo se pak zobrazuje samotný text e-mailu. Navigace je tak velmi snadná. Samozřejmě nechybí ani nabídka Soubor, kde je možné měnit pokročilá nastavení.

Nabídka Zobrazení

Nabídka Soubor

 

Kalendář, kontakty a úkoly…

Outlook toho umí ale samozřejmě daleko víc, než je jen práce s došlými a odeslanými e-maily. V levém dolním rohu najdete seskupení ikonek, které reprezentují různé další funkce tohoto poštovního klienta. V první řadě je to Kalendář, který dovoluje plánovat schůzky v jednotlivých dnech. Kalendář je provázaný s e-mailovým účtem. Pokud tedy naplánujete nějakou schůzku, můžete ji automaticky odeslat osobě, se kterou se na ni chystáte.

Zajímavá je také provázanost se Skypem, naplánovat si je možné totiž prostřednictvím kalendáře také telefonní hovor. Při plánování schůzek je možné nastavit i připomenutí, které vás dopředu na danou událost upozorní.  Usnadnit plánování jednotlivých aktivit mají také informace o počasí. Ty se zobrazují přímo mezi pásem karet a samotným kalendářem.

Prostředí Kalendáře

Nechybí ani informace o počasí

 

Kontakty sev defaultním nastavení zobrazují velmi podobně jako okno s došlými e-maily. Levou část obrazovky tak vyplňuje stromová nabídka s jednotlivými kontakty, v pravé jsou pak zobrazeny detailní informace o jednotlivých kontaktech.  Správa jednotlivých kontaktů je velmi jednoduchá a intuitivní, stejně jako tomu bylo i v předchozích verzích Outlooku.

Kontakty 

Tvorba nového kontaktu

 

Jednotlivé e-maily, ale například i samotné kontakty, je možné zpracovávat v nabídce Úkoly. Ty se řadí v přehledném seznamu podle data a priority. Vytvářet úkoly je přitom možné přímo v poštovní schránce nebo v adresáři s kontakty. Stačí vždy kliknout na červený praporek. Případně je samozřejmě možné vytvořit zcela nový úkol přímo v nabídce Úkoly. Pokud je úkol splněn, stačí jej označit jako dokončený.

Seznam úkolů

Tvorba nového úkolu

 

Nechybí ani Poznámky. Sympaticky vyhlížející žluté papírky, na které je možné psát rychlé poznámky, připomínají svým vzhledem skutečně lepící poznámkové papírky, jež se dají sehnat snad v každém papírnictví. Zde je ale máte k dispozici v digitální podobě, vkládání poznámek je přitom stejně snadné, jako kdybyste skutečně psali na kus papíru. To je výhodné například v tom, že jednotlivé poznámky je možné snadno přeposílat prostřednictvím e-mailu.  Poznámky je přitom možné zobrazovat nejen v aplikaci outlook, ale také na ploše Windows.

Poznámky

Tvorba nové poznámky

Poznámky umístěné na ploše

 

Kam dál?

Novinek v Office 2016 je samozřejmě daleko více. Jednotlivým programům a vylepšením v kancelářském balíku od společnosti Microsoft se budeme podrobně věnovat v samostatných návodech. Nezapomeňte tedy pravidelně sledovat CZC.cz.

Mezitím se můžete podívat na naše dřívější články, které se týkaly kancelářského balíku Office 2016 a operačního systému Windows 10:

 

Návod: První pohled na Microsoft Office 2016

Návod: Microsoft Edge a další lákadla Windows 10

Návod: První seznámení s Windows 10

Návod: Jak provést instalaci či upgrade na Windows 10 krok za krokem