Kancelářský balík Office 2016 se netočí jen okolo aplikací Word a Outlook, nabízí celou řadu dalších užitečných programů. Řeč je například o nových verzích Excelu a PowerPointu. Co od nich můžeme čekat?
Už minulý měsíc jsme se detailně podívali na dvě stěžejní aplikace kancelářského balíku Office 2016. Řeč je samozřejmě o textovém editoru Word a o poštovním klientovi Outlook. Nyní je čas se podívat na další dvě aplikace z balíku, v dnešním návodu detailně prozkoumáme tabulkový editor Excel a nástroj pro tvorbu prezentací PowerPoint.
Co umí Word a Outlook? Podívejte se na náš návod o Office 2016.
Excel – první důvěrné seznámení
Vždy při prvním spuštění Excelu se spustí také průvodce, který zobrazí poslední tabulkové dokumenty, na kterých jste pracovali, a zároveň ukáže nejpoužívanější šablony, abyste případně mohli vytvářet úplně nový projekt. Díky tomuto průvodci tak můžete doslova na pár kliků vytvořit přehled domácího nebo firemního rozpočtu, seznam filmů, rozvrh pracovního dne, seznam účastníků, hypoteční kalkulačku, domácí inventář, převodník měn a mnoho dalšího. Některé šablony jsou již předinstalované v počítači, jiné je nutné stáhnout prostřednictvím internetu. Důležité je, že jsou ale vždy zadarmo.
Úvodní průvodce Excelu
Pracovní prostředí Excelu
Ukázka šablony Rozpočet
Ukázka šablony Hypotéka
Ukázka šablony Seznam účastníků
Jednotlivé sešity uživatel vždy ovládá pomocí pásu karet, který lemuje horní okraj obrazovky. Jde prakticky o totožný ovládací systém, s jakým jsme se minulý měsíc seznámili ve Wordu a Outlooku. Samozřejmě pro potřeby tabulkového editoru jsou jednotlivé nabídky odlišné.
Jako první je tradičně k dispozici záložka Domů, na které uživatelé naleznou ty nejpoužívanější nástroje Excelu. Jsou zde například ikonky pro úpravu velikosti a stylu textu, ale například také pro zalamování textu a formátování tabulky. Doslova na pár kliků také můžete přímo na úvodní obrazovce vložit nebo odstranit jednotlivé buňky, řádky či sloupce.
Nabídka Domů
Nabídka Vložení pak slouží k vkládání prvků do tabulky. Konkrétně je možné vložit obrázky, grafy, odkazy, časové osy nebo nejrůznější symboly. Jak už samotný název napovídá, v nabídce Rozložení stránky se pracuje se zobrazením dokumentu. Je zde možné vybrat oblast tisku, změnit orientaci (na výšku či na šířku), ale stejně tak pracovat s pozadím tabulky nebo záhlavím.
Vložení
Rozložení
Vzorce dovolují pracovat s funkcemi. Pro lepší orientaci jsou jednotlivé funkce rozřazeny do jednotlivých knihoven. Vybírat je možné například z finančních, logických, textových nebo matematických a trigonometrických.
Vzorce
Ukázka některých funkcí
Prostřednictvím nabídky Data je možné načíst do aktuálně otevřeného sešitu externí data, případně jednotlivé buňky seřadit a filtrovat. Vhod může přijít také funkce pro automatické odebírání duplicit. Inteligentní vyhledávání se nachází na záložce Revize. Zde je možné také přidávat komentáře, překládat text, případně kontrolovat pravopis.
Data
Revize
Nabídka Zobrazení dovoluje pracovat s rozložením stránky. Sešit je tak možné nechat zobrazit celý včetně konců stránek, zároveň ale nechybí ani rozložení stránky stejně jako při tisku. Samozřejmostí je také lupa i nástroje pro práci s jednotlivými okny. Sluší se také zmínit, že rychlé ovládání prvků zobrazení naleznete v pravém spodním rohu aplikace. Konkrétně je řeč o zobrazení jednotlivých sešitů a lupě.
Zobrazení
Jeden z režimů zobrazení - Zobrazit konce stránek
Rychlé ovládání prvků zobrazení
Další nabídky se na pásu karet, který lemuje horní okraj obrazovky, zobrazí ve chvíli, kdy začnete pracovat s ne úplně standardními částmi tabulky. Zobrazit se tak může například Formát, což jsou v podstatě nástroje kreslení. Pomocí tohoto okna je možné vkládat obrazce, měnit jejich styly, ale také pracovat se styly WordArt.
Formát
S jednotlivými listy sešitu je možné pracovat tradičně pomocí nabídky lemující spodní levou část obrazovky. Jejich názvy jsou zde vypsány na jednotlivých záložkách. Ikony pro vrácení změn dokumentu naleznete v pravém horním rohu (šipky dopředu a dozadu), kde se zároveň nachází také ikonka diskety pro uložení změn.
Práce s jednotlivými listy sešitu
Ovládací prvky v horní části obrazovky
Šikovný asistent, ovládání dotykem
Již při prvním pohledu na kancelářský balík Office 2016 jsme si představili jeho hlavní novinky. U Excelu to byla především přítomnost šesti nových typů grafů: historogram, vícevrstvý prstencový, stromová mapa, krabicový graf, vodopádový graf a kombinovaný. Co dalšího ale tato aplikace nabízí?
Stejně jako další aplikace z kancelářského balíku Office 2016 je také Excel uzpůsoben na ovládání na počítačích s dotykovým displejem. Řeč je nejen o klasických stolních počítačích a noteboocích, ale také o počítačových tabletech. Stačí kliknout na ikonku s logem ruky v levé horní části obrazovky, následně se promění vzhled nabídek tak, aby se uživatel lépe strefoval na jednotlivé ikonky. Ty se totiž zvětší, stejně jako rozestupy mezi nimi, jak je vidět na snímcích níže.
Nabídka ovládání dotykem nebo myší
Standardní rozložení
Rozložení pro dotykové ovládání
Možná ještě zajímavější je Okno na pásu karet s logem žárovky a nápisem „Řekněte mi, co chcete dělat“. Jde samozřejmě o funkci Tell me, kterou jsme si představovali již v jednom z dřívějších návodů. V podstatě jde o obdobu oné kouzelné kancelářské sponky Clippy, která se objevovala ve starších verzích Office. Tato asistentka vám pomůže v případě, kdy chcete přidat komentář či změnit vzhled tabulky. Místo toho, abyste složitě prohledávali navigační menu Ribbonu, funkce Tell me to udělá automaticky za vás.
Užitečná funkce Tell me
Zobrazit detailní informace o sešitu, se kterým uživatel aktuálně pracuje, je možné prostřednictvím nabídky Soubor. Zde je možné sešit také převádět na jiné formáty, aby s ním mohli například pracovat majitelé starších verzí Excelu. Stejně tak je ale možné data exportovat, nebo celý tabulkový dokument vytisknout. V možnostech se pak nastavují obecná pravidla Excelu, například v jakém formátu se mají soubory defaultně ukládat, nebo jak se má chovat uživatelské prostředí v různých situacích.
Soubor
Možnosti aplikace Excel
PowerPoint – prezentace na pár kliků
Nyní nastal konečně čas na důvěrné seznámení s nástrojem pro tvorbu prezentací PowerPoint. Ten samozřejmě cílí v první řadě na firemní klientelu. Usnadnit vytváření prezentací má opět průvodce, který se spustí hned při startu aplikace. Na něm je možné vybírat šablony a motivy prezentací, do kterých pak stačí vložit už jen požadovaná data. Jak takové šablony vypadají, si ukážeme na několika následujících snímcích.
Úvodní průvodce PowerPointu
Ukázka šablony Gallery
Ukázka šablony Ion
Ukázka šablony Integrál
Ukázka šablony Nebe
Ukázka šablony Damask
Ukázka šablony Berlín
Orientace v aplikaci PowerPoint je opět jednoduchá, a to především díky přehlednému pásu karet, který lemuje horní část obrazovky. Nechybí nabídka Domů s nejpoužívanějšími funkcemi, ani záložka Vložení, prostřednictvím které je možné vkládat obrázky, grafy, tabulky, obrazce, odkazy, apod.
Domů
Vložení
Jednotlivé nabídky se velmi podobají ostatním aplikacím z kancelářského balíku Office 2016, ale zároveň jsou šité na míru. To je i příklad nabídky Návrh, kde se nastavují motivy a přesné varianty prezentace. Hodí se to v případě, kdy uživatel změnil názor a původní volba šablony z úvodního průvodce mu nevyhovuje. Zde je možné vše změnit jedním klikem.
Návrh
Jak samotný název napovídá, na záložce Přechody se nastavuje to, jak mají vypadat přechody jednotlivých oken prezentace. Stejně jako to, jak dlouho mají trvat, pokud se zapne automatické přehrávání. Na výběr jsou více než čtyři desítky různých přechodů, vybrat by si tak měl opravdu každý.
Přechody
Efekty je možné vytvářet na konkrétních stránkách prezentace. Prostřednictvím nabídky Animace je možné nechat například efektně vplout nebo přilétnout jednotlivé titulky apod. Nabídka jednotlivých animací je opět velmi bohatá a do jednoho okna jich je možné vkládat hned několik najednou. Detailní nastavení spuštění i přehrávání prezentace se nastavuje na záložce Prezentace.
Animace
Ukázky některých animací
Prezentace
Nechybí ani tradiční nabídky Revize a Zobrazení. Revize umožňuje kontrolovat pravopis prezentace, překládat text i přidávat komentář. V části Zobrazení se zase pracuje s rozložením stránky, lupou a s uspořádáním oken.
Revize
Zobrazení
Vše na pár kliků…
Jak je z řádků výše nejspíše již patrné, nový PowerPoint je vyladěný k tomu, aby se vše dalo dělat doslova na pár kliků. Komentáře a poznámky k prezentacím je tak možné přidávat prostřednictvím rychlých odkazů v pravém spodním rohu obrazovky. Hned vedle se ukrývají ikonky pro rychlou změnu rozložení stránky a přiblížení či oddálení prezentace.
Nabídka pro rychlé vkládání komentářů a poznámek
K rychlým úpravám dokumentu slouží také ikony v levném horním rohu. Je zde možné vracet změny, opakovat animace, nebo přehrát celou prezentaci od začátku až do konce. Samozřejmě nechybí ani ikonka diskety pro uložení změn v prezentaci. Zobrazit detailní informace o souboru je možné prostřednictvím nabídky Soubor, podobně jako u Excelu a dalších aplikací kancelářského balíku Office 2016.
Ikonky sloužící k rychlým úpravám
Vhod může přijít také ikonka pro optimalizaci mezer mezi příkazy. Díky tomu je možné ovládat celý program i na dotykových displejích. Chytrá funkce Tell me zase usnadní provádění jednotlivých změn. V podstatě si díky ní nemusíte pamatovat, kde se nacházejí v pásu karet jednotlivé funkce. Tell me je najde na pár kliků za vás a udělá rychle přesně to, co požadujete.
Tell me
PowerPoint je nastaven pro synchronizovanou práci. Upravovat dokument tak může v reálném čase několik lidí najednou. Stačí se přihlásit prostřednictvím účtu Microsoftu a dokument sdílet v cloudu. Prostřednictvím nabídky Sdílet je samozřejmě možné také poslat prezentaci jako přílohu, uživatelé ale pak přijdou o možnost úprav v reálném čase. Nabídku Sdílet uživatelé naleznou v pravém horním rohu aplikace, což platí nejen o PowerPointu, ale také o dalších aplikacích kancelářského balíku Office 2016.
Nabídka Sdílet
Prezentaci je možné poslat také jako přílohu
Kam dál?
Novinek v Office 2016 je samozřejmě daleko více. Jednotlivým programům a vylepšením v kancelářském balíku od společnosti Microsoft se budeme podrobně věnovat v samostatných návodech. Nezapomeňte tedy pravidelně sledovat CZC.cz.
Mezitím se můžete podívat na naše dřívější články, které se týkaly kancelářského balíku Office 2016 a operačního systému Windows 10:
Návod: Office 2016 – Word a Outlook pod drobnohledem
Návod: První pohled na Microsoft Office 2016
Návod: Microsoft Edge a další lákadla Windows 10
Návod: První seznámení s Windows 10
Návod: Jak provést instalaci či upgrade na Windows 10 krok za krokem